Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị
Giúp lãnh đạo Văn phòng bảo đảm các điều kiện phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND, đại biểu HĐND và Văn phòng. Cụ thể như sau:
1. Công tác tổ chức cán bộ
a. Quản lý, cập nhật hồ sơ của cán bộ công chức. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện việc quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức của Văn phòng theo quy định của pháp luật. Xây dựng Đề án vị trí việc làm gắn với tinh giản biên chế và tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng bố trí, sắp xếp công chức trong cơ quan theo Đề án được duyệt. Xây dựng các phương án quy hoạch lãnh đạo quản lý, lãnh đạo các phòng chuyên môn theo phân cấp của tỉnh và kiện toàn tổ chức bộ máy, biên chế, chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn trực thuộc Văn phòng.
b. Tham mưu giúp Chánh Văn phòng thực hiện các thủ tục tiếp nhận, tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm, quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, nâng ngạch, chuyển ngạch, nâng bậc lương, đánh giá, phân xếp loại cán bộ, công chức hàng năm .... và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định.
2. Công tác văn thư - lưu trữ
a. Quản lý, kiểm tra về thể thức, soát xét lại văn bản trong tiếp nhận, chuyển giao, phát hành đảm bảo đúng quy trình tiếp nhận, chuyển giao, ban hành văn bản. Nếu phát hiện văn bản sai về thể thức hoặc không đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật, báo cáo lãnh đạo Văn phòng xem xét và giải quyết theo thẩm quyền; quản lý con dấu, giấy giới thiệu, giấy đi đường, sao in văn bản tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.
b. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ hiện hành của cơ quan; báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
3. Công tác thi đua - khen thưởng - kỷ luật
a. Nghiên cứu đề xuất sửa đổi, bổ sung quy định về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của cơ quan phù hợp với điều kiện thực tế và các quy định hiện hành của Nhà nước.
b. Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện các quy định về công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật.
c. Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng phát động các phòng trào thi đua. Thực hiện các trình tự, thủ tục công nhận và đề nghị công nhận danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng của tập thể, cá nhân. Thực hiện chế độ báo cáo công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật theo quy định.
4. Công tác quản trị
a. Tổ chức phục vụ các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban HĐND và Văn phòng; phối hợp với Phòng Tổng hợp phục vụ kỳ họp HĐND tỉnh, hoạt động tiếp xúc cử tri, khảo sát, giám sát và hội nghị, hội thảo do HĐND tổ chức.
b. Phục vụ công tác của Thường trực HĐND, Lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng trong việc thăm hỏi đối với đại biểu HĐND tỉnh theo chế độ quy định; phối hợp với tổ chức Công đoàn cơ sở chăm lo đời sống của cán bộ công chức và thăm hỏi gia đình cán bộ, công chức cơ quan khi ốm đau hoặc khi thân nhân qua đời theo chế độ quy định.
c. Thực hiện nhiệm vụ lễ tân, khánh tiết. Xây dựng kế hoạch đón, tiếp các đoàn khách của Thường trực HĐND, các ban HĐND và Văn phòng.
d. Giúp lãnh đạo Văn phòng quản lý, điều hành xe ô tô, phục vụ kịp thời mọi hoạt động của Thường trực HĐND, các ban HĐND, đại biểu HĐND và hoạt động chung của Văn phòng.
đ. Tham mưu, giúp Thường trực HĐND, Chánh văn phòng lập dự toán, quản lý kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và đại biểu HĐND theo đúng quy định của pháp luật.
e. Nghiên cứu đề xuất sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định của cơ quan theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng.
f. Quản lý tài sản, bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện đi lại, phương tiện làm việc; đề xuất và thực hiện các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ.
g. Thực hiện công tác quản trị mạng tin học cơ quan, phối hợp duy trì thường xuyên hoạt động của Website“Người đại biểu nhân dân”; tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tại HĐND và cơ quan Văn phòng
5. Công tác tổng hợp
a. Xây dựng các báo cáo định kỳ và chuyên đề của Văn phòng theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng; theo dõi và thực hiện các nhiệm vụ xây dựng tổ chức bộ máy, đội ngũ công chức Văn phòng, chế độ chính sách của cán bộ công chức theo quy định (hưu trí, phép và các chế độ khác của cán bộ công chức cơ quan Văn phòng...; quản lý và theo dõi sổ BHXH, BHYT, thẻ công chức cơ quan)
b. Tham mưu thực hiện và trực tiếp xây dựng các văn bản có liên quan đến các hoạt động của cơ quan Văn phòng: công tác cải cách hành chính, ISO; công tác thanh niên; nội chính; phòng chống tham nhũng lãng phí, thực hành tiết kiệm; kê khai tài sản thu nhập; quy chế dân chủ cơ sở; công tác Văn phòng; thống kê lao động thu nhập ... và tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng biện pháp triển khai thực hiện hiệu quả các công tác trên.
c. Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng xây dựng, sửa đổi, bổ sung Nội quy, Quy chế và các văn bản quy định nội bộ phù hợp với điều kiện công tác của Văn phòng. Thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật tới công chức, người lao động trong cơ quan để thực hiện.
d. Phối hợp với phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòng UBND tỉnh và Đội Cảnh sát bảo vệ mục tiêu để bảo vệ an ninh, an toàn tại trụ sở cơ quan.
đ. Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ, công chức cơ quan hàng năm.
e. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Thường trực HĐND tỉnh và Lãnh đạo Văn phòng giao.