Để thực hiện tốt các quy định của pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực, UBND tỉnh đã ban hành các văn bản chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện kịp thời các quy định của pháp luật, chỉ đạo Sở Tư pháp thanh tra, kiểm tra thường xuyên, kiểm tra đột xuất các lĩnh vực bổ trợ tư pháp trong đó có lĩnh vực công chứng, chứng thực, qua đó nhằm chấn chỉnh, khắc phục những sai phạm, thiếu sót của công chứng viên và công chức tư pháp trong quá trình giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật; công tác tập huấn, bồi dưỡng và giải quyết khiếu, nại tố cáo trong hoạt động công chứng, chứng thực ngày càng được tăng cường, hiệu quả, đảm bảo đúng quy định. Các tổ chức hành nghề công chứng đã chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật: Thực hiện niêm yết công khai các thủ tục công chứng, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đầy đủ, các chế độ, chính sách đối với công chứng viên và người lao động đảm bảo đúng quy định pháp luật; hồ sơ chứng thực, hợp đồng công chứng và các loại sổ sách, biểu mẫu liên quan đều được ghi chép, quản lý, theo dõi, lưu trữ tại đơn vị...; chủ động phối hợp với các cấp chính quyền, các ngành chuyên môn để thu thập, khai thác thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch cần công chứng. Từ năm 2020 đến năm 2022, các tổ chức hành nghề công chứng đã tiếp nhận và thực hiện công chứng 48.657 việc các loại; tổng phí công chứng thu được 29,780 tỷ đồng; thù lao công chứng 3,906 tỷ đồng; chứng thực 242.455 bản sao, chữ ký; tổng phí chứng thực thu được 1,328 tỷ đồng; tổng số nộp ngân sách nhà nước 3,742 tỷ đồng. Đối với hoạt động chứng thực tại cấp huyện, cấp xã đi vào nền nếp, phát huy hiệu quả, đến nay 152 xã, phường, thị trấn đã bố trí từ 01 đến 02 công chức tư pháp có trình độ chuyên môn từ trung cấp chuyên ngành Luật trở lên (đa số có trình độ đại học Luật) thực hiện nhiệm vụ theo quy định trong đó có lĩnh vực chứng thực. Công tác chứng thực tại bộ phận Một cửa của UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện tương đối tốt: Đã thực hiện việc niêm yết công khai trình tự thủ tục về chứng thực, mức thu lệ phí chứng thực, bố trí tủ lưu trữ hồ sơ, con dấu chứng thực, máy vi tính có kết nối Internet, máy photo, phòng làm việc ở vị trí thuận lợi cho việc đi lại, giao dịch của tổ chức, cá nhân có yêu cầu chứng thực; hầu hết các hồ sơ chứng thực tiếp nhận đều được xử lý và trả kết quả ngay trong ngày, đến nay cơ bản đảm bảo thuận lợi phục vụ yêu cầu chứng thực của nhân dân. Trong 03 năm (2020-2022), đã tiếp nhận và giải quyết các việc chứng thực thuộc thẩm quyền: Phòng Tư pháp cấp huyện đã thực hiện chứng thực 22.602 bản sao, chữ ký, việc các loại; UBND cấp xã thực hiện chứng thực 1.435.776 bản sao, hợp đồng, giao dịch, việc các loại; số phí chứng thực thu được nộp 100% vào ngân sách nhà nước.

Ban Pháp chế HĐND tỉnh giám sát tại UBND thành phố Lào Cai

Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động công chứng, chứng thực vẫn còn một số hạn chế, khó khăn, vướng mắc đó là: Quy định về tên gọi của văn phòng công chứng chưa thống nhất với quy định của Luật Doanh nghiệp; công chứng hợp đồng, giao dịch vẫn còn sai sót về chuyên môn, nghiệp vụ, còn có hợp đồng công chứng liên quan đến bất động sản có tranh chấp bị Tòa án tuyên vô hiệu; công tác quản lý nhà nước về đất đai, hộ tịch còn một số bất cập nhất định. Một số địa phương chưa đảm bảo về hạ tầng thiết bị, cơ sở vật chất đầu tư đã lâu nên chưa được cấu hình nâng cấp về hệ thống mạng, an ninh an toàn bảo mật theo quy định nên việc cập nhật chứng thực bản sao trên môi trường điện tử trong một số trường hợp còn chậm do lỗi mạng; việc nộp hồ sơ trên môi trường điện tử của tổ chức, cá nhân hiện nay chủ yếu là cán bộ tư pháp cập nhật giúp; hiện nay các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ.. được làm giả tinh vi nên công chức thực hiện chứng thực khó để nhận biết đâu là giấy tờ giả; thời hạn giải quyết thủ tục hành chính phải thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận nên phần nào ảnh hưởng đến chất lượng văn bản chứng thực; công tác tham mưu của đội ngũ cán bộ tư pháp tại một số đơn vị cấp xã còn hạn chế, lưu thiếu thành phần hồ sơ chứng thực; nội dung hợp đồng, giao dịch chưa điền đầy đủ thông tin; lưu trữ, sắp xếp hồ sơ chưa khoa học...

Nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động công chứng, chứng thực, Đoàn giám sát của Ban Pháp chế HĐND tỉnh đề nghị UBND tỉnh chỉ đạo các ngành có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng và UBND cấp huyện, cấp xã tiếp tục tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chứng thực; có giải pháp hỗ trợ người dân trong việc thực hiện dịch vụ công trực tuyến, thanh toán trực tuyến và chứng thực điện tử; bố trí trang thiết bị về hạ tầng công nghệ thông tin để bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ tại Bộ phận Một cửa trong giải quyết thủ tục hành chính. Sở Tư pháp tăng cường trách nhiệm trong công tác quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các tổ chức hành nghề công chứng để kịp thời phát hiện, xử lý và chấn chỉnh vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực; phát hiện những vướng mắc, bất cập trong việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật để kiến nghị cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung kịp thời, đúng quy định; đề xuất với tỉnh tăng cường mở các lớp tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác công chứng, chứng thực và cán bộ, công chức các sở, ngành có liên quan về các nội dung: Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất theo Luật Đất đai, Luật Nhà ở; Luật Doanh nghiệp, Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014, Bộ luật Dân sự, Luật hộ tịch, đặc biệt là kỹ năng nhận diện giấy tờ giả...  Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo thực hiện có hiệu quả công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất ở; hướng dẫn thống nhất cách ghi tên người sử dụng đất, ghi nguồn gốc sử dụng đất và mục ghi chú đối với trường hợp cấp đổi trên giấy chứng nhận. UBND cấp huyện chỉ đạo Phòng Tư pháp tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn cấp xã về lĩnh vực công chứng, chứng thực; bố trí biên chế công chức phòng tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch bảo đảm theo quy định; chỉ đạo UBND cấp xã và cơ quan chuyên môn có liên quan tích cực phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng trong việc cung cấp thông tin liên quan phục vụ hoạt động công chứng. Hội Công chứng viên tỉnh Lào Cai giám sát hội viên tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm cho hội viên và các nhân viên làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp cho công chứng viên. Các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực và các quy định khác có liên quan tại đơn vị, hạn chế thấp nhất văn bản công chứng hợp đồng, giao dịch có tranh chấp bị Tòa án tuyên vô hiệu; tạo điều kiện để công chứng viên và đội ngũ nhân viên tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, kiến thức pháp luật để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ./.

Thanh Trúc